La firma elettronica è diventata un elemento fondamentale per le aziende che si occupano di archiviazione e gestione dei documenti. Non dovrebbe quindi sorprendere che Google abbia annunciato oggi una beta aperta della sua nuova funzionalità di firma elettronica in Google Workspace. La nuova funzione sarà disponibile specificamente per Google Docs e Google Drive per gli account individuali e di gruppo.
La nuova funzione, che finora era stata rilasciata in versione alpha limitata, è rivolta a imprenditori individuali e piccole imprese come un modo per raccogliere e tenere traccia delle firme digitali direttamente nel documento, senza dover stampare, firmare, scansionare e inviare via e-mail per ottenere una firma.
“Per semplificare questo flusso di lavoro, stiamo integrando in modo nativo la firma elettronica in Google Docs, consentendo di richiedere e aggiungere firme ai contratti ufficiali direttamente in Google Docs”, ha scritto l’azienda in un post sul blog che annuncia la nuova funzione.
Non si tratta di nulla di particolare. È solo un campo per la firma elettronica che si può aggiungere al documento. Altre funzionalità che dovrebbero essere aggiunte nel corso dell’anno potrebbero includere un rapporto di audit trail per tracciare le firme nei documenti di Google Docs, la possibilità di gestire più firmatari e di inviare documenti a persone al di fuori dell’ecosistema di Google Workspace e, infine, la possibilità di acquisire una firma elettronica in un pdf del documento.
Box ha introdotto una funzionalità simile con Box Sign nel 2021. Dropbox ha acquisito HelloSign nel 2019, ma non offre questa funzionalità come Box e Google.
Alan Pelz-Sharpe, fondatore e analista principale di Deep Analysis, che si occupa da anni di gestione documentale, vede in questa mossa un allineamento di Google con il mercato e, offrendola gratuitamente, dà ai clienti l’opportunità di renderla parte del loro flusso di lavoro. “È da un po’ che si prevede che la firma digitale diventerà una funzione integrata. Box la offre come standard, ora Google. Col tempo è probabile che Dropbox e Microsoft facciano lo stesso o almeno forniscano un’alternativa alle opzioni di terze parti”, ha dichiarato.
L’azienda distribuirà la nuova funzione gratuitamente ai singoli utenti di Workspace nei prossimi 15 giorni. Gli utenti di vari gruppi possono partecipare chiedendo agli amministratori di Workspace di richiedere la Beta.
